【空间与关系／01】员工新自由工作式：在公司里游牧

在这样的趋势下，泰莱大学也在疫情过后转向“活动导向工作模式”（Activity-based Working，简称ABW）。如今，校内学术人员不再拥有固定座位，而是在共享空间里工作。他们可依据当下的工作需求选择合适的办公区域，例如需要专注时，可使用单人办公间；需要会见学生时，则前往会客区；若要与同事讨论研究计划，则到会议室或讨论区。不同性质的工作，都能在相应的环境中进行。

空间使用更加灵活

随着新措施的落实，泰莱大学商学院的学术人员也针对ABW模式展开了研究。参与研究的管理与市场行销系高级讲师顾曼莉博士指出，从管理和经济的角度来看，ABW的核心目的在于降低营运成本，同时更有效率地运用办公空间。

她举例，冠病疫情以后，许多企业采用混合办公模式，员工不需要每天都到办公室打卡上班。假设一间公司有100名员工，平日真正到办公室上班的只有六七十人，但公司仍然必须负担同样的租金及固定开销。于是，公司管理者难免会问：既然许多座位经常空着，那么是否还有必要安排每人一个固定座位？

在这种情况下，ABW提供了另一种空间配置的可能。顾曼莉说，一旦推行ABW，“腾出的空间，可以改造成会议室、讨论室或其他的共享设施。有些公司甚至将腾出的空间对外分租，成为新的收入来源。”而在泰莱大学，办公室重新整合后释放出的空间，如今已转化成教室，让校园空间的使用更加灵活。

ABW适合所有人？

至于哪些机构适合导入ABW？又有哪些员工最能从这种模式中获益？研究发现，关键取决于几个条件。

泰莱大学管理与市场行销系高级讲师曾梦琦博士指出，工作性质是其中一个重要因素。“如果一份工作本来就可以透过远距方式完成，那么ABW模式通常会更适合他们。”

研究团队在搜集回馈时也发现，即使在同一家公司的内部，并非所有部门都适合采用ABW。曾梦琦举例：“像资讯科技部门，员工能够独立作业，也不需要频繁开会，他们的工作性质允许他们在家工作。但对某些部门而言，情况就不同了。例如市场行销团队，他们经常需要聚在一起讨论策略，因此有受访的企业就规定市场部门必须回到办公室工作，不适用ABW。”

此外，工作是否涉及机密，也是评估ABW适用性的另一项重要因素。若工作本身牵涉机密资讯，通常就不适合在开放式空间中进行。

外向者如鱼得水

如果从个人特质来看，并非每一种性格都适合ABW这样的工作模式。泰莱大学的研究指出，性格外向的人往往更享受ABW的工作氛围。原因在于，这类办公空间多采开放式设计，同事之间容易出现偶然的相遇与即兴的交流，外向者往往很喜欢这样的互动。

相较之下，偏好独处和需要高度专注的人，在这种环境中则可能会感觉不自在。曾梦琦表示，这些人通常需要安静的空间才能有效工作，可是在ABW的环境中，难免会有同事在周围走动和找人聊天。对需要长时间专注工作的人，这些日常互动有可能是一种干扰，进而影响工作效率。

顾曼莉指出，研究也发现，在强调互动与交流的ABW环境中，性格较为内向的员工往往更容易感受到社交压力。时间一久，部分员工会避免使用这类空间，甚至如果工作条件允许，他们宁可选择在家工作，只有在必要时才回到办公室。

没有固定座位=四处漂泊？

话说回来，ABW的核心目标之一，是透过更灵活的空间配置，促进同事之间更多的交流与互动。顾曼莉说，从研究团队收集到的反馈来看，确实有一部分受访者认为，ABW有助于促进同事间的交流，甚至让他们更容易与其他部门的同事交流，进而激发跨部门合作的机会。

不过，另一种声音也同时出现。顾曼莉说，“也有人觉得，自己反而似乎与原来的团队和部门少了一层连结，”这是因为在传统办公室里，员工通常知道同事坐在哪里，也大致清楚彼此什么时候会出现在办公室，碰到面便寒暄几句，这些互动其实带有某种可预期的日常节奏。可是当办公室改为ABW模式后，员工不再有固定座位，同事每天可能分散在不同的角落工作。久而久之，有些人便觉得原本属于团队的那份熟悉感正逐渐淡化。

另一方面，虽然ABW空间通常会提供储物柜，但在没有固定座位的情况下，员工也失去了布置个人空间的可能，例如摆放家人照片、小型植物和自己喜欢的小物。

当办公室里不再有一个属于自己的位置，顾曼莉指出，这某种程度上可能会削弱员工对公司的归属感。“有受访者便形容，自己在办公室里像是在四处飘泊，甚至‘无家可归’。”

对新进员工来说，要在ABW环境中熟悉同事与融入公司文化，往往面临更大的挑战。曾梦琦说，由于同事分散在不同角落工作，新员工可能需要花更长的时间才能够摸熟环境。因此，实施ABW的公司必须提供充足的支援和引导，才能帮助新员工更快融入团队及适应工作环境。

改造办公空间未必能促进沟通

泰莱大学的研究还发现一个有趣的现象，即许多人其实会习惯在同一个位置上工作。顾曼莉形容，这种情况有点像动物的领地意识，每个人往往会偏好某些位置。然而，如果所有人都习惯坐在同一个位置，实际上就与ABW强调流动与弹性的理念产生落差。

回想泰莱大学当年实施ABW模式的过程，顾曼莉说，校方当时提前通知所有学术人员，并提供各种指引，包括如何预约会议室、办公室礼仪等细节。同时，校方还发放箱子，方便学术人员搬运个人物品，确保办公室转型过程顺利。

顾曼莉在泰莱工作约有10年，对新旧办公模式都十分熟悉。她提到，如今尖峰时段的热门座位往往一位难求，偶尔她也会怀念过去在固定座位上与周围同事聊天的日子。不过，她仍乐于接受现行的变革，毕竟办公空间经过改造后，确实带来了新的气象。

至于曾梦琦，她入职时大学已经采用ABW模式，所以她并未体验过旧办公室的布局。ABW对她而言就像一个刚装修过的办公空间，她对能使用新设备感到兴奋，因此对ABW并不抗拒。

其他机构如果要推行ABW模式，曾梦琦认为，管理层必须在推动之前与员工充分沟通，了解员工的实际需求和顾虑。制度落实后，持续搜集员工反馈也很重要，因为有些问题例如会议室不足，可能在实际运作后才浮现，未必是管理层当初在规划时能预料到的。

她提醒，还有一点是管理层必须清楚理解的：单靠改造办公空间，并不会大幅促进员工的交流与互动。若企业希望增进交流，除了空间设计，还需要搭配相应的措施，从企业文化层面着手，才能让ABW发挥原本期待的效果。

【FWS案例】CelcomDigi为“CDzens”提供弹性工作空间

早在COVID-19疫情暴发之前，类似ABW的概念其实已被部分企业采纳。以电讯公司CelcomDigi为例，办公室的设计以“弹性工作空间”（Flexible Working Space，简称FWS）为核心理念。整体空间以团队区（Team Zones）为主轴，并配置多种共享空间，例如协作区、静音室和会议区。一般而言，被亲切称为“CDzens”的员工多在各自的团队区工作，同时也可依据工作需求，在不同空间自由移动。

CelcomDigi首席人力资源官阿兹米乌江指出，FWS模式摆脱传统固定座位的限制，让公司能更有效率地运用办公空间，同时将座位区转化为功能更明确的区域，例如学习区与社群交流空间。

其中一个例子是CelcomDigi Academy。整个楼层被改造成充满活力的学习环境，可依据培训课程、工作坊、分享会等活动灵活调整。这里还设有迷你保龄球道和其他休闲设施，鼓励员工在学习之余放松身心，也创造更多即兴交流的机会。阿兹米乌江说，这样的空间传达了一个理念：工作场所不仅是完成工作的地方，更是学习、连结与共同创新的场域。

打破阶层界线

此外，由于管理层与基层员工往往共享同一办公空间，FWS也在无形中拉近了彼此距离。阿兹米乌江认为，这有助于打破阶层界线，促进更开放的交流。

“整体而言，员工普遍欢迎这种弹性安排，也珍惜与同事互动的机会，尽管有些人刚开始的时候仍会怀念固定座位。”他说，为了照顾不同员工的需求，公司特意规划了许多协作与社交空间，以维系团队之间的连结。

当然，推行FWS并非单靠改造空间即可完成。阿兹米乌江指出，企业需要经过周全规划，确保基础设施完善，例如为没有固定座位的员工提供充足的储物空间，同时维护办公环境的整洁。最重要的是，任何弹性办公模式的推动，“都不应以牺牲员工的舒适度与工作效率为代价。

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