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【空间与关系／01】员工新自由工作式：在公司里游牧

传统的办公室里，每个人都有固定座位，桌上摆着自己的文件与私人物品，抬头便能跟周围同事寒暄几句。然而，如今当远距办公和线上会议越来越普遍，许多人开始发现，工作的价值其实并不被一张固定的办公桌所局限。一些企业开始导入流动的办公模式，不再设有固定座位，员工可根据任务性质选择合适的办公区域。当座位不再固定，人与人之间的距离，以及团队建立默契的方式也随之改变。办公空间的转变，不但改变工作的模式，也重新塑造同事之间的关系。报道：本刊梁慧颖摄影：本报黄安健多年前一场突如其来的全球疫情，让职场长久以来习以为常的工作模式出现了转变。许多人第一次发现，原来工作不一定要在办公室的固定座位上完成。只要有一台电脑和稳定的网络，无论身在何处，都能连结团队以及完成任务。这样的改变，也重新定义了办公室的功能。一些企业和机构开始调整空间配置，减少传统的固定座位，增加会议室、静音区和讨论区等共享空间，让办公室更像是一个促进协作和激发创意的空间。在这样的趋势下，泰莱大学也在疫情过后转向“活动导向工作模式”（Activity-based Working，简称ABW）。如今，校内学术人员不再拥有固定座位，而是在共享空间里工作。他们可依据当下的工作需求选择合适的办公区域，例如需要专注时，可使用单人办公间；需要会见学生时，则前往会客区；若要与同事讨论研究计划，则到会议室或讨论区。不同性质的工作，都能在相应的环境中进行。空间使用更加灵活随着新措施的落实，泰莱大学商学院的学术人员也针对ABW模式展开了研究。参与研究的管理与市场行销系高级讲师顾曼莉博士指出，从管理和经济的角度来看，ABW的核心目的在于降低营运成本，同时更有效率地运用办公空间。她举例，冠病疫情以后，许多企业采用混合办公模式，员工不需要每天都到办公室打卡上班。假设一间公司有100名员工，平日真正到办公室上班的只有六七十人，但公司仍然必须负担同样的租金及固定开销。于是，公司管理者难免会问：既然许多座位经常空着，那么是否还有必要安排每人一个固定座位？在这种情况下，ABW提供了另一种空间配置的可能。顾曼莉说，一旦推行ABW，“腾出的空间，可以改造成会议室、讨论室或其他的共享设施。有些公司甚至将腾出的空间对外分租，成为新的收入来源。”而在泰莱大学，办公室重新整合后释放出的空间，如今已转化成教室，让校园空间的使用更加灵活。 ABW适合所有人？至于哪些机构适合导入ABW？又有哪些员工最能从这种模式中获益？研究发现，关键取决于几个条件。泰莱大学管理与市场行销系高级讲师曾梦琦博士指出，工作性质是其中一个重要因素。“如果一份工作本来就可以透过远距方式完成，那么ABW模式通常会更适合他们。” 研究团队在搜集回馈时也发现，即使在同一家公司的内部，并非所有部门都适合采用ABW。曾梦琦举例：“像资讯科技部门，员工能够独立作业，也不需要频繁开会，他们的工作性质允许他们在家工作。但对某些部门而言，情况就不同了。例如市场行销团队，他们经常需要聚在一起讨论策略，因此有受访的企业就规定市场部门必须回到办公室工作，不适用ABW。” 此外，工作是否涉及机密，也是评估ABW适用性的另一项重要因素。若工作本身牵涉机密资讯，通常就不适合在开放式空间中进行。外向者如鱼得水如果从个人特质来看，并非每一种性格都适合ABW这样的工作模式。泰莱大学的研究指出，性格外向的人往往更享受ABW的工作氛围。原因在于，这类办公空间多采开放式设计，同事之间容易出现偶然的相遇与即兴的交流，外向者往往很喜欢这样的互动。相较之下，偏好独处和需要高度专注的人，在这种环境中则可能会感觉不自在。曾梦琦表示，这些人通常需要安静的空间才能有效工作，可是在ABW的环境中，难免会有同事在周围走动和找人聊天。对需要长时间专注工作的人，这些日常互动有可能是一种干扰，进而影响工作效率。顾曼莉指出，研究也发现，在强调互动与交流的ABW环境中，性格较为内向的员工往往更容易感受到社交压力。时间一久，部分员工会避免使用这类空间，甚至如果工作条件允许，他们宁可选择在家工作，只有在必要时才回到办公室。没有固定座位=四处漂泊？话说回来，ABW的核心目标之一，是透过更灵活的空间配置，促进同事之间更多的交流与互动。顾曼莉说，从研究团队收集到的反馈来看，确实有一部分受访者认为，ABW有助于促进同事间的交流，甚至让他们更容易与其他部门的同事交流，进而激发跨部门合作的机会。不过，另一种声音也同时出现。顾曼莉说，“也有人觉得，自己反而似乎与原来的团队和部门少了一层连结，”这是因为在传统办公室里，员工通常知道同事坐在哪里，也大致清楚彼此什么时候会出现在办公室，碰到面便寒暄几句，这些互动其实带有某种可预期的日常节奏。可是当办公室改为ABW模式后，员工不再有固定座位，同事每天可能分散在不同的角落工作。久而久之，有些人便觉得原本属于团队的那份熟悉感正逐渐淡化。另一方面，虽然ABW空间通常会提供储物柜，但在没有固定座位的情况下，员工也失去了布置个人空间的可能，例如摆放家人照片、小型植物和自己喜欢的小物。当办公室里不再有一个属于自己的位置，顾曼莉指出，这某种程度上可能会削弱员工对公司的归属感。“有受访者便形容，自己在办公室里像是在四处飘泊，甚至‘无家可归’。” 对新进员工来说，要在ABW环境中熟悉同事与融入公司文化，往往面临更大的挑战。曾梦琦说，由于同事分散在不同角落工作，新员工可能需要花更长的时间才能够摸熟环境。因此，实施ABW的公司必须提供充足的支援和引导，才能帮助新员工更快融入团队及适应工作环境。改造办公空间未必能促进沟通泰莱大学的研究还发现一个有趣的现象，即许多人其实会习惯在同一个位置上工作。顾曼莉形容，这种情况有点像动物的领地意识，每个人往往会偏好某些位置。然而，如果所有人都习惯坐在同一个位置，实际上就与ABW强调流动与弹性的理念产生落差。回想泰莱大学当年实施ABW模式的过程，顾曼莉说，校方当时提前通知所有学术人员，并提供各种指引，包括如何预约会议室、办公室礼仪等细节。同时，校方还发放箱子，方便学术人员搬运个人物品，确保办公室转型过程顺利。顾曼莉在泰莱工作约有10年，对新旧办公模式都十分熟悉。她提到，如今尖峰时段的热门座位往往一位难求，偶尔她也会怀念过去在固定座位上与周围同事聊天的日子。不过，她仍乐于接受现行的变革，毕竟办公空间经过改造后，确实带来了新的气象。至于曾梦琦，她入职时大学已经采用ABW模式，所以她并未体验过旧办公室的布局。ABW对她而言就像一个刚装修过的办公空间，她对能使用新设备感到兴奋，因此对ABW并不抗拒。其他机构如果要推行ABW模式，曾梦琦认为，管理层必须在推动之前与员工充分沟通，了解员工的实际需求和顾虑。制度落实后，持续搜集员工反馈也很重要，因为有些问题例如会议室不足，可能在实际运作后才浮现，未必是管理层当初在规划时能预料到的。她提醒，还有一点是管理层必须清楚理解的：单靠改造办公空间，并不会大幅促进员工的交流与互动。若企业希望增进交流，除了空间设计，还需要搭配相应的措施，从企业文化层面着手，才能让ABW发挥原本期待的效果。【FWS案例】CelcomDigi为“CDzens”提供弹性工作空间早在COVID-19疫情暴发之前，类似ABW的概念其实已被部分企业采纳。以电讯公司CelcomDigi为例，办公室的设计以“弹性工作空间”（Flexible Working Space，简称FWS）为核心理念。整体空间以团队区（Team Zones）为主轴，并配置多种共享空间，例如协作区、静音室和会议区。一般而言，被亲切称为“CDzens”的员工多在各自的团队区工作，同时也可依据工作需求，在不同空间自由移动。 CelcomDigi首席人力资源官阿兹米乌江指出，FWS模式摆脱传统固定座位的限制，让公司能更有效率地运用办公空间，同时将座位区转化为功能更明确的区域，例如学习区与社群交流空间。其中一个例子是CelcomDigi Academy。整个楼层被改造成充满活力的学习环境，可依据培训课程、工作坊、分享会等活动灵活调整。这里还设有迷你保龄球道和其他休闲设施，鼓励员工在学习之余放松身心，也创造更多即兴交流的机会。阿兹米乌江说，这样的空间传达了一个理念：工作场所不仅是完成工作的地方，更是学习、连结与共同创新的场域。打破阶层界线此外，由于管理层与基层员工往往共享同一办公空间，FWS也在无形中拉近了彼此距离。阿兹米乌江认为，这有助于打破阶层界线，促进更开放的交流。 “整体而言，员工普遍欢迎这种弹性安排，也珍惜与同事互动的机会，尽管有些人刚开始的时候仍会怀念固定座位。”他说，为了照顾不同员工的需求，公司特意规划了许多协作与社交空间，以维系团队之间的连结。当然，推行FWS并非单靠改造空间即可完成。阿兹米乌江指出，企业需要经过周全规划，确保基础设施完善，例如为没有固定座位的员工提供充足的储物空间，同时维护办公环境的整洁。最重要的是，任何弹性办公模式的推动，“都不应以牺牲员工的舒适度与工作效率为代价。相关稿件：【空间与关系／02】双钥匙公寓善用空间还是导致关系疏离？【资料收集／01】大选越近民调越夯默迪卡民调中心凭什么精准预测民意？【咖啡派对／01】捧着咖啡蹦迪在清醒中也可以狂野

5月前

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