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SOP

3星期前
2月前
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4月前
7月前
这不只是技术革命,而是管理哲学的转型。对我来说,AI不会取代人——它只是让那些有准备的人,走得更远、更快。 近日,我开始扩展我们的AITransformation顾问业务,准备在公司内聘请多位新员工。这过程让我深深体会到,未来的团队管理,不只是找对人,更要懂得如何让人与AI共事。 在我们的情况下,我们要考虑的不仅是员工能否操作AI,而是他们是否具备设计AI工作流程(Workflow)的能力,愿意建立SOP,并懂得用数据与逻辑与AI协作。这正是我写下这篇文章的原因。 一、AI不是员工的替代品,而是管理制度的镜子 企业导入AI,不只是节省人手,而是对整个管理制度的一次“照妖镜”。没有清晰流程的团队,导入AI之后只会更乱。因为AI最擅长的,就是放大人类行为的结果——好的会更好,坏的会更坏。 我常提醒管理层:AI不是帮你“解决混乱”,而是让你更快看到问题出在哪里。如果团队没有明确的责任、缺乏数据纪录或决策透明度,那AI会把这些漏洞毫不留情地放大。 二、招聘时要找“愿意设计SOP”的人 现在的招聘,不再只是问“你懂不懂AI?”而是:“你愿不愿意让AI帮你工作?”在我实际顾问经验中,那些能真正与AI共事的员工有3个特质: ❶具备流程设计思维:能把任务分解成步骤、条件与结果。 ❷懂得反馈与优化:愿意分析AI的错误,并改进流程。 ❸能教AI工作:把脑中的经验转化成SOP,让AI执行。 AI型人才不一定是程式员,而是能用逻辑思考与清晰表达流程的人。这类人才会让公司越来越自动化,也让团队的知识不再只停留在个别人手上。 三、从“做得多”到“设计得好”:新时代的绩效标准 在AI时代,勤力不再是核心竞争力。真正重要的,是“你能否设计出让AI帮你做更多的系统”。因此,绩效评估也要转型。 传统企业看“完成量”,未来企业要看“系统化能力”。例如:你是否能把重复工作自动化?你的SOP是否被其他同事成功复制?你设计的流程是否能被AI稳定执行?这些新指标,将会成为AI时代下的管理新语言。 四、设计AI Workflow的实战经验 设计AIWorkflow,不能只靠技术部门。最了解业务的人,应该是主导设计的核心。 我在企业顾问中总结出4个步骤: ❶找出痛点:从最重复、最浪费时间的工作开始。 例如:数据整理、客服回复、报表生成等。 ❷设定触发点:什么情况下AI介入?由谁批准? ❸建立监控点:确保每个步骤都有可追踪纪录。 ❹持续优化:鼓励用户反馈问题,定期更新流程。 我的原则是:“AI做初稿,人类负责最后审核。” 当AI被正确训练后,人类可以专注于策略、创意与决策层面。 五、AI工具之间也要被“管理” 一间公司同时使用多个AI工具是常态,但问题也随之而来:资料分散、权限模糊、重复操作。 因此,我们必须建立一个“AI混合管理系统”,让不同AI工具有明确的角色、资料流向与任务逻辑。 简单来说,要管理的不只是人,而是“AI团队”——一群看不见、但持续工作的虚拟员工。这正是未来管理者的新挑战:AI治理(AI Governance)。 六、从“怕被取代”到“善用被放大” 我遇过很多企业的员工,一听到AI便焦虑。他们担心自己被取代,但事实是,AI取代的不是人,而是“拒绝学习的人”。 AI能放大你的优点,也会放大你的懒散。真正的安全感,不在于逃避,而在于学会使用它。 管理层的角色,就是营造一个“容许试错”的文化,让员工能放心实验、逐步建立信心。当AI成为工作的一部分,人就能专注于创造价值。 七、AI是镜子,人是灵魂 AI可以让工作更快,但不能让工作更有意义。企业的灵魂,仍在于那些愿意思考、愿意优化流程的人。 AI × 人力的混合管理,是企业文化的升级:从“我怎样做”变成“我怎样设计系统去做”。 这不只是技术革命,而是管理哲学的转型。对我来说,AI不会取代人——它只是让那些有准备的人,走得更远、更快。 更多文章: 【多点AI】AI与餐饮业的“内在进化”:从甄文达的一席下午茶谈起 【多点AI】开源与知识产权:AI创新的双引擎——华为论坛观察(上) 【多点AI】开源与知识产权:AI创新的双引擎——华为论坛观察(下)
7月前
我最近正筹备在深圳设立AiX Society的办公室。这个过程让我意识到,数位北上绝不只是搬张枱、挂个牌,而是一场重新建立基础设施的挑战。 对很多香港企业来说,“北上”两个字既熟悉又陌生。熟悉的是地理距离:深圳就在一河之隔,交通一小时可达;陌生的是数位环境:一旦真的要把团队、业务与系统跨境连结,才会发现暗潮汹涌,摩擦重重。 我最近正筹备在深圳设立AiX Society的办公室。这个过程让我意识到,数位北上绝不只是搬张枱、挂个牌,而是一场重新建立基础设施的挑战。 当熟悉的数位日常失灵 香港人的办公日常,往往是Gmail、Zoom、Google Drive、Slack,甚至 Office 365。这些工具伴随我们多年,使用起来几乎是下意识。但跨过边境,它们就不再那么可靠。 我亲身经历过:香港团队完成计划书后,把 Google Drive的连结一丢,深圳同事却怎样都打不开。最后我们只好改成 PDF,透过电邮往返,结果版本混乱不堪。这种情况一再重演,令人感到无奈。 这些摩擦看似小事,但长远来看,会蚕食团队的效率与士气。那一刻,我深刻体会到,“数位北上”的真正含义,是要学会放下旧习惯,重新适应另一套规则。 OA 系统大实验 于是,我开始一场“实验”。我列出几个关键问题,逐一测试不同的OA(Office Automation)系统:文件能否跨境即时共编?会议能否自动生成纪要?介面是否能支援粤语、普通话与英文?数据是否能合法、安全地分域存放? 这些问题看似是技术细节,但在跨境业务里,每一项都可能是“生死线”。如果资讯不同步,合作马上断层;如果数据不合规,风险随时引爆。 测试过程里,我才真正理解到:香港企业要在内地落地,数位基础设施比实体办公桌还要重要。 AI原生系统的四个惊喜 探索过程中,我遇上一套 AI 原生协同系统。它给我的感觉,不再像传统平台那样“冷冰冰”,而更像是一位主动帮忙的数位同事。 第一,翻译功能。 我们团队里有粤语、普通话和英文使用者,以前会议常需要口译或事后解释。现在字幕即时翻译,3种语言几乎能无缝切换。跨境沟通因此顺畅许多。 第二,会议助手。 我只需说一句:“安排明天下午和市场部讨论Q3总结,把资料提前准备好。”系统就能自动完成日程安排、发送邀请,甚至生成会议纪要范本。这已经不是传统意义的工具,而是补位的助理。 第三,知识搜寻。 以前找文件常常要“翻箱倒柜”,现在只要问一声,它就能从聊天记录与文件库中抓出答案,还能附上摘要。这对跨境团队尤其重要,因为反应速度决定竞争力。 第四,安全与合规。跨境最怕触碰法律红线。这套系统把资料分域存放,还有操作审计与浮水印,让我安心不少。至少推动业务时,不必再额外担心资料是否违规。 其中一位同事第一次用完后,脱口而出一句:“原来这些琐碎事可以自动完成!”这句话点醒了我——AI的真正价值,不在于炫耀技术,而是降低摩擦。 检讨 SOP 的黄金时机 更重要的启发,是这段过程提醒我:2026年正是全面检讨 SOP(标准作业程序)的黄金时机。 过去很多 SOP,其实是被“工具限制”塑造出来的。比如:为了避免文件遗失,要求部门必须手动存档;为了确保报销正确,要经过层层签字。这些流程在香港还算能接受,但一旦跨境,就马上变成效率黑洞。 AI 原生系统的出现,让我们有机会彻底重整:报销可以自动核对与批核,不用靠纸张流转;订单生成后,自动通知仓库,并同步更新客户;会议结束后,自动生成并翻译纪要,团队立刻行动;文件自动归档,搜寻方式变成“问答”而不是“挖矿”。 这些小小的自动化,累积起来就是效率倍增。更重要的是,它让 SOP 不再只是摆在手册里的“规范”,而是能在数位系统中即时运行。这才是真正的 AI 自动化工作流程。 本土化平台的角色 在测试过程中,我也不得不承认,若要在内地市场真正落地,必须与本土平台接轨。 换句话说,香港企业如果还固守国际工具,会在第一步就遇上“水土不服”。相反,若能善用内地 AI 平台,就能把“数位北上”变成真正的竞争优势。 2026年的北上蜕变 我的深圳办公室还在装修,但数位基础设施已经率先铺好。当我看到 AI 系统在会议结束后自动生成纪要,听到翻译功能让粤语、普通话与英文能同时交流,我心里很清楚:这已经不是工具,而是我们能否真正融入内地市场的基础。 给正考虑北上的香港企业,我想留下三点体会:不要固守香港的数位习惯,因为环境不同,玩法自然不同。不要低估跨境摩擦,它会放大每一个小错误。更不要忽略数位基建,尤其是利用 AI 自动化来重写 SOP。 跨境,不只是地理上的移动,而是流程与文化的重建。2026年,谁能把“数位力”转化为“流程力”,谁就有机会在未来十年里脱颖而出。 更多文章: 【多点AI】用AI强化ESG中被忽略的“G”──企业管治的新武器 【多点AI】如果不再用键盘和滑鼠,你愿不愿在脑中装一条电线?
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